La Ofimática
La ofimática es aquel conjunto de herramientas, técnicas y aplicaciones que se utilizan para facilitar, optimizar, mejorar y automatizar las tareas referentes a la oficina. Es decir que la ofimática alude a los métodos que se emplean para todo lo relacionado a las actividades de la oficina que logran el procesamiento computarizado de datos escritos, sonoros y visuales. La palabra ofimática se forma de los acrónimos de los vocablos oficina e informática. El objetivo principal de esta práctica es brindar ciertos elementos que posibiliten y auxilien en la mejora y simplificación en cuanto a la organización de las actividades que realizan un grupo de personas o una compañía en particular.
En la actualidad las compañías y diferentes organizaciones requieren un alto grado de comunicación, y gracias a la evolución de la ofimática que ya no solo se delimita a capturar documentos manuscritos, esto es posible. La ofimática hoy en día también puede abarcar gestiones de documentos administrativos, planificación de reuniones y administración de cronogramas de trabajo, además de tratamientos de datos numéricos e intercambio de información. Las herramientas ofimáticas le permiten a muchas empresas crear, manipular, idear, almacenar y hasta transmitir información imprescindible en una oficina; y todo esto es posible ya que actualmente es de suma importancia que dichas organizaciones estén conectadas a una red local o internet.
La ofimática tuvo un mayor desarrollo en la década de los 70, junto con la manifestación de los equipos de oficina cuando se incluyen los microprocesadores, disminuyendo el uso de métodos y herramientas, para el uso de otras más avanzadas, un ejemplo de ellos es el reemplazo de las máquinas de escribir por las computadoras incorporadas con sus procesadores de texto. Entre las herramientas y procedimientos informáticos más comunes están: procesamiento de textos, hoja de cálculo, herramientas de presentación multimedia, Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros, base de datos, agendas, calculadoras, etc.
La ofimática tuvo un mayor desarrollo en la década de los 70, junto con la manifestación de los equipos de oficina cuando se incluyen los microprocesadores, disminuyendo el uso de métodos y herramientas, para el uso de otras más avanzadas, un ejemplo de ellos es el reemplazo de las máquinas de escribir por las computadoras incorporadas con sus procesadores de texto. Entre las herramientas y procedimientos informáticos más comunes están: procesamiento de textos, hoja de cálculo, herramientas de presentación multimedia, Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros, base de datos, agendas, calculadoras, etc.
Importancia de la ofimática
Puede decirse que hoy en día la ofimática es enormemente importante en el contexto de una oficina porque ofrece una serie de herramientas informáticas que sirven para agilizar enormemente el trabajo que cotidianamente se presenta. Estas herramientas se ven mejoradas año a año y además con las capacidades que se agregan en lo que respecta a procesamiento de la información, pude decirse que existe un verdadero salto de productividad en la materia. La ofimática en este sentido permite que exista una clara simplificación de una enormidad de tareas, simplificación que habilita a dedicar el tiempo en otro tipo de menesteres.
La ofimática debe su desarrollo en buena medida a la aparición de la computadora personal y a su posterior evolución. En efecto, con anterioridad a esta circunstancia, las computadoras estaban en gran medida relegadas a ámbitos de investigación o a negocios que podían afrontar una inversión importante en lo que respecta a tecnología. No obstante, con la aparición de las computadoras personales se abrió todo un nuevo mundo que habilitaba la posibilidad de llevar adelante tareas complejas mediante la incorporación de una computadora que implicaba un costo bajo. Es así, como este nuevo artefacto pronto se adueñó del ámbito de las oficinas, posibilitando todo un nuevo escenario de trabajo.
La ofimática debe su desarrollo en buena medida a la aparición de la computadora personal y a su posterior evolución. En efecto, con anterioridad a esta circunstancia, las computadoras estaban en gran medida relegadas a ámbitos de investigación o a negocios que podían afrontar una inversión importante en lo que respecta a tecnología. No obstante, con la aparición de las computadoras personales se abrió todo un nuevo mundo que habilitaba la posibilidad de llevar adelante tareas complejas mediante la incorporación de una computadora que implicaba un costo bajo. Es así, como este nuevo artefacto pronto se adueñó del ámbito de las oficinas, posibilitando todo un nuevo escenario de trabajo.
Como consecuencia de la incorporación de la computadora al ámbito de la oficina, comenzaron a desarrollarse distintas aplicaciones especializadas que estaban destinadas a llevar adelante los trabajos más comunes. Es así como podemos ver la aparición de las planillas de cálculo, la aparición de los procesadores de texto, y motores de bases de datos adaptados a esta nueva situación. Con el paso del tiempo estos programas fueron desarrollándose, apareciendo una gran competencia al respecto que incentivaba la mejora continua. Hoy en día, los mismos tienen una intuitiva interfaz gráfica que habilita un control exhaustivo de las posibilidades más complejas. Actualmente existe un claro predominio de Microsoft en lo que respecta a herramientas de ofimática. En efecto, la suite Microsoft Office ofrece una amplia variedad de programas para todas las actividades de una oficina, programas que se integran en diferentes aspectos, haciendo que exista una clara facilidad para trabajar en este contexto. En el caso de Linux, existen muchas variantes a los programas de Microsoft pero con el añadido de ser gratuitas. No obstante, es importante señalar que hoy en día es el internet la verdadera revolución al respecto, situación que se explica por la comunicación sencilla, a bajo costo y que habilita el trabajo coordinado en tiempo real a través de la mensajería instantánea.
Historia
En la década de 1980 proliferaron algunos de los programas ofimáticos más destacados de la historia de la computación moderna, tales como el WordStar para trabajar con textos y Visicalc (en realidad aparecida en 1979) como el primer programa de hoja de cálculo. De repente se comprendió la importancia de estos programas en el uso práctico de las computadoras personales, y su evolución fue contante a través de un importante abanico de aplicaciones similares. Ya a mediados de la década de 1980 comenzaron los intentos por reunir las aplicaciones en un entorno común, por ejemplo Lotus lo hizo con su Suite Symphony y más adelante Microsoft vió la ventaja de esta posibilidad, introduciendo Works.
Durante la década de 1990 los avances en este sentido fueron destacados, y al menos 3 paquetes dominaban el mercado y atención de los usuarios: Corel WordPerfect Office, Lotus Smart Suite y Microsoft Office. Más adelante hizo su aparición Star Office, una revolucionaria opción que destacaba su coste gratuito de la mano de aplicaciones que nada envidiaban a sus demás competidores.
El caso de Microsoft Office fue destacado en cuanto a crecimiento, ya que se estima que es el paquete más empleado. Según estudios al mes de julio de 2009, las diferentes versiones de Microsoft Office son usadas por más del 80% de las empresas alrededor del mundo y se supone que es la suite más empleada en hogares. Algo interesante a recordar, es que la suite hizo su aparición antes en el mundo Mac, en 1989, y recién un año después en Windows.
Las primeras versiones incorporaban los tres programas tradicionales: Word que ofrecía un procesador de textos, Excel que ofrecía un programa de hoja de cálculo y PowerPoint que se dedicaba a la creación de presentaciones. En algunas versiones se ofrecía también Access para la creación de bases de datos, así como algunos programas o utilidades que complementaban tareas secundarias.
Las versiones que aparecieron para la plataforma Windows son las que se muestran en la siguiente tabla [basado en tabla por Wikipedia]:
| Versión | Fecha | Componentes | Comentarios |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 1990 | Word 3.0, ... | |
| 2.0 | 1992 | Word 4.0, ... | |
| 3.0 | 1993 | Word 5.0, Excel 4.0, PowerPoint 3.0, ... | |
| 4.2 | 1994 | Word 6.0, Excel 5.0, PowerPoint 4.0, ... | |
| 4.2.1 | 2 de junio de 1994 | Word 6.0.1, Excel 5.0, PowerPoint 4.0, ... | |
| 8.0 (98) | 15 de marzo de 1998 | Word 98, Excel 98, PowerPoint 98, ... | |
| 9.0 (2001) | 11 de octubre de 2000 | Word 2001, Excel 2001, PowerPoint 2001, ... | |
| 10.1.9 (X) | 19 de noviembre de2001 | Word X, Excel X, PowerPoint X, ... | primera versión para Mac OS X |
| 11.3.5 (2004) | 11 de mayo de 2004 | Word 2004, Excel 2004, PowerPoint 2004 | |
| 11.5.5 (2004) | 09 de junio de 2009 | Word 2004, Excel 2004, PowerPoint 2004 | |
| 12.0 (2008) | 15 de enero de 2008 | Word 2008, Excel 2008, PowerPoint 2008 | primera versión con soporte paraAppleScript |
| 12.1.0 (2008) | 14 de mayo de 2008 | Word 2008, Excel 2008, PowerPoint 2008 | |
| 12.1.9 (2008) | 9 de junio de 2009 | Word 2008, Excel 2008, PowerPoint 2008 |
Características
Las suites ofimáticas han de intentar cubrir las necesidades básicas de trabajos con documentos. Entre las primordiales, y precisamente las que venían incluídas en las primeras suites hasta este día, encontramos:
- Procesadores de texto: nos permite crear y editar documentos como cartas hasta publicaciones.
- Hojas de cálculo: avanzados programas que simplifican la realización de cálculos matemáticos, estadísticos, trigonométricos, etc. Muchas opciones tienen un nivel de potencia que nos permite realizar operaciones y funciones realmente complejas.
- Presentaciones: ideales para realizar presentaciones visuales de información. Muy usadas en talleres, capacitaciones o para brindar información visual en reuniones, etc.
- Gestión de Base de datos: Prácticamente toda suite incluye la suya. Nos permite gestionar datos de interés para determinado fin.
Además, en la actualidad podemos encontrar otros componentes que amplían la posibilidad de trabajo a los usuarios desde un mismo centro:
- Organizador personal y correo.
- Creación de informes.
- Creación de documentos para imprimir (diseño)
- Gestor de imágenes.
- Creación de páginas web.
- Gestor de notas.
- Trabajo colaborativo.
En la actualidad, muchas de las suites se adaptan a una realidad de nuestros días: el uso de internet. No solo podemos crear documentos y publicarlos en la red, sino que nos permiten realizar documentos en colaboración con colegas o compañeros. El trabajo colaborativo es un punto fuerte de suites actuales, y es muy empleado en ciertos ámbitos. Incluso podemos ir más allá y encontrar auténticas suites que funcionan directamente desde internet, como lo es Google Docs y Zoho Suite las cuales nos permiten trabajar en red, y disponer de nuestros documentos desde cualquier PC. Incluyen funciones más que interesantes, y se posicionan como una tendencia que cobra más importancia en los tiempos actuales.